Tự động hóa (Automation) trên Google AppSheet đề cập đến khả năng tạo các quy trình, luồng công việc hoặc các tác vụ tự động. Chúng được thực hiện tự động dựa theo các quy tắc, điều kiện được thiết lập sẵn. Hãy cùng Appsheet.edu.vn tìm hiểu tính năng tuyệt vời này qua bài viết dưới đây.
Tự động hóa (Automation) trong Google AppSheet bao gồm những tính năng gì?
Tính năng tự động hóa trên Google AppSheet giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu công việc thủ công. Người dùng có thể tự động thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, xử lý dữ liệu tự động và tương tác với hệ thống khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tăng cường độ chính xác và giảm nguy cơ sai sót.
Một số công cụ và tính năng trong “Automation” giúp người dùng có thể dễ dàng tạo ra các quy trình tự động như sau.
Tạo Bot trên AppSheet
BOT xác định tính năng tự động hóa mà bạn muốn AppSheet chạy. Nó bao gồm quá trình phản hồi của Appsheet theo thiết lập sẵn: Khi có điều gì đó xảy ra (một “sự kiện”) sẽ thực hiện một nhóm hoạt động (mỗi hoạt động là 1 “tác vụ” và một nhóm tác vụ là 1 “quy trình”).
Cách Bot được kích hoạt
Các bot có thể được cấu hình để kích hoạt một quy trình dựa trên sự kiện thay đổi dữ liệu hoặc theo một lịch trình định trước.
Bot có sự kiện thay đổi dữ liệu
Bạn có thể tạo bot được kích hoạt bởi sự kiện thay đổi dữ liệu. Chẳng hạn khi dữ liệu được thêm, cập nhật hoặc xóa. Sau khi thay đổi dữ liệu được đồng bộ hóa với máy chủ, AppSheet sẽ:
- Thực hiện các thay đổi thích hợp cho bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu.
- Tính toán lại để sử dụng các giá trị dữ liệu mới nhất trong bảng tính.
- Xác định xem bot của bạn có nên được kích hoạt hay không.
Event: Sự kiện trên AppSheet
Một sự kiện là gì?
Sự kiện xảy ra:
- Khi có thay đổi đối với một thực thể ( bảng ) – dữ liệu mới được thêm vào hoặc dữ liệu hiện có bị sửa đổi (ví dụ: trạng thái của phiếu dịch vụ bị thay đổi) hoặc bị xóa.
- Định kỳ vào một thời điểm nhất định (ví dụ: 9 giờ sáng thứ Hai hàng tuần)
- Dựa trên tương tác với ứng dụng Trò chuyện.
Process: Quy trình của AppSheet
Một quy trình kết hợp các nhiệm vụ thành các hoạt động tổng hợp. Một quy trình đại diện cho một quy trình kinh doanh điển hình, chẳng hạn như phê duyệt đơn đặt hàng.
Một quy trình bao gồm chuỗi các bước (Step), chạy một tập hợp các hành động (Action) và tác vụ (Task) đơn giản theo tuần tự, chẳng hạn như gửi email hoặc tạo tệp.
>> Xem thêm: Tự động hoá quy trình làm việc bằng Appsheet
Steps: Các bước của AppSheet
Hành động thực hiện các hoạt động cụ thể. Có bốn loại hành động như sau:
- Navigation (Điều hướng) : Điều hướng đến một chế độ xem khác trong ứng dụng.
- Data-change (Thay đổi dữ liệu) : Sửa đổi (thêm, xóa, cập nhật) dữ liệu trong ứng dụng của bạn.
- External (Bên ngoài) : Tương tác với dịch vụ bên ngoài, chẳng hạn như mở ứng dụng điện thoại trên thiết bị để bắt đầu cuộc gọi hoặc gửi thông tin đến dịch vụ bên ngoài (như thông báo đẩy hoặc tin nhắn SMS
- Grouped (Được nhóm): Thực hiện một chuỗi các hành động theo một thứ tự cụ thể.
Task: Tác vụ tại AppSheet
Tác vụ là một hoạt động đơn giản được xử lý nhanh. Ví dụ: bạn có thể gửi cho ai đó một tin nhắn (email, SMS), thay đổi dữ liệu hoặc gọi một dịch vụ bên ngoài. Bạn thêm một tác vụ như là 1 bước trong chu trình làm việc . Tác vụ này có thể được sử dụng lại trên các quy trình khác.
AppSheet hỗ trợ các loại tác vụ sau:
- Gửi Email
- Gửi thông báo
- Gửi tin nhắn SMS
- Tạo và lưu tệp
- Gọi điện theo kịch bản
- Gửi tin nhắn trò chuyền
- Gọi một Webhook
Action: Khi nào một hành động chạy?
Mọi hành động phải được kích hoạt bởi một số sự kiện khiến nó chạy. Là người tạo ứng dụng, bạn kiểm soát trình kích hoạt, như sau:
- Yêu cầu rõ ràng của người dùng : Xác định một hành động sẽ được hiển thị dưới dạng một biểu tượng hoặc nút trực quan. Khi người dùng chạm hoặc nhấp vào biểu tượng hoặc nút, ứng dụng sẽ tự động hành động.
- Yêu cầu người dùng ngầm định khi người dùng tương tác với dữ liệu trong chế độ xem.
- Yêu cầu tự động trong dịch vụ đám mây (Icloud) : Xác định các bot tự động hóa chạy và thực hiện các hành động khi có thay đổi cụ thể hoặc theo lịch trình.
>> Tìm hiểu thêm: Tính năng “Actions” – Quản trị thao tác người dùng trong Appsheet
Tổng kết
Tính năng “Automation” trên Google AppSheet đem lại sự tiện ích và hiệu quả trong quy trình làm việc. Người dùng có thể tự động thực hiện các tác vụ đơn giản hoặc phức tạp, từ xử lý dữ liệu tự động đến gửi thông báo và tương tác với hệ thống khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
Tự động hóa giúp người dùng tăng cường năng suất, giảm lỗi và nâng cao hiệu quả làm việc trong môi trường ứng dụng Google AppSheet.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI
- Tư vấn chuẩn hóa quy trình
- Số hóa dữ liệu AppSheet
- Hỗ trợ đào tạo AppSheet
- Khởi tạo AppSheet
- Thiết kế Ứng dụng theo yêu cầu
- Nâng cấp sau khởi tạo
